Когда организовывается конференция или корпоративная встреча, следует обеспечить удобство и комфорт для своих гостей. Это важное условие для правильного восприятия информации. Организаторы, выбирая помещение должны руководствоваться особыми критериями для выбора.

 

Место проведения

Аренда конференц-зала Киев – это выгодно со многих сторон. Преимущества арендования зала в столице:

  • В городе есть удобность связанная с транспортными развязками. Даже в отдаленный уголок можно добраться на метро или наземным транспортом.
  • «Все дороги ведут в Киев» - если перефразировать известную фразу, она все равно не потеряет актуальности. Добраться в этот город не сложно. Можно использовать железнодорожный транспорт, автобусы или доехать на собственном автомобиле.
  • Центр встречи иностранных гостей. Если посетители организованного симпозиума проживают в других странах, тогда именно Киев радушно их встретит. После конференции можно осмотреть достопримечательности.
  • Красота столицы. Этот город по праву остается самым красивым и индустриально развитым по сравнению с другими регионами Украины.

Габариты помещения

Организовывая любое мероприятие нужно учитывать несколько главных факторов: выбрать дату, составить список приглашенных, сообщить место, где будет проводиться встреча.

Для первого пункта нужно выбирать число, на которое не выпадает никаких государственных или религиозных праздников. Это важный момент, обеспечивающий 100% явку. Следует узнать не проводится ли в это же время сборы по аналогичной тематике у конкурирующих фирм. Не стоит останавливаться на таких днях недели: понедельник – когда люди еще не настроились на рабочий лад, не готовы объективно воспринимать информацию; пятница – в это время наступает упадок сил и человек думает об отдыхе. Это может создать дискомфорт для приглашенных.

Количество людей – это очень важный момент для выбора конференц-зала. Есть несколько вариантов, на которых стоит остановиться в выборе помещения:

  • Способное вместить от 20 до 100 человек;
  • От 100 до 300;
  • От 300 и выше.

Когда список составлен и известно число присутствующих на данном симпозиуме, тогда следует выслать приглашения, арендовать конференц-зал для необходимого количества людей. Но следует учитывать, что оставить несколько свободных посадочных мест – это норма, позволяющая избежать лишней суеты в будущем. Несколько человек может отказаться от участия, но в последний момент передумать, изъявить желание присутствовать.

 

Выбор в зависимости от цели мероприятия

Чтобы эргономично провести любого вида мероприятие, нужно выбирать помещение где будет комфортно воспринимать подаваемую ведущим информацию. Несколько видов соотношения зала с тематикой встреч:

  1. Бизнес-встреча. Это событие предполагает наличие небольшого количества участников, которые являются деловыми партнерами, будущими спонсорами. Организовывать такое совещание нужно тщательно. Идеально выбрать переговорную. Она имеет удобное расположение столов и кресел. Если бизнес-партнеры сидят за круглым столом, тогда это создает возможность видеть лица всех присутствующих одновременно, реагировать на изменения в их мимике при подаче определенных данных к их сведению.
  2. Конференция симпозиум, семинар. При этих событиях может присутствовать большое число гостей. Это могут быть соотечественники или иностранные приглашенные лица. Зал должен подбираться со сценой в передней части и с большим количеством посадочных мест. Освещение должно быть достаточно ярким. Выступающего должны слышать все в разных уголках помещения. Это может обеспечить хорошая акустика или дополнительное звуковое оборудование. Между рядами должен быть проход.
  3. Корпоративные встречи, лекции, тренинги. Эти сборы могут собрать небольшое число гостей. Атмосфера должна быть комфортная, расслабляющая, располагающая к общению. Идеально выбирать помещение с мягкими креслами, диванами. Много зеленых растений в горшках создадут домашний уют, позволят настроиться на позитив. То, что доводится до сведения присутствующих, будет восприниматься более объективно.
  4. Показы мод, концерты, выступления известных личностей. Обязательным условием является наличие сцены или подиума. То, что будет происходить на данных возвышениях, должно хорошо просматриваться с любого места. Торжественность дизайна в оформлении окружающего пространства – приветствуется.
  5. Видеоконференции. Данные мероприятия проводятся при необязательном, реальном присутствии участников. На стене должен быть большой экран, способный принимать сигналы видеосвязи, стабильное интернет-покрытие.

Дополнительное оборудование

К особенностям эргономики для создания конференц-мероприятий, относиться и создание удобства при помощи современных технологий. Любой зал для симпозиумов или корпоративных встреч оборудован стандартным набором принадлежностей и возможностей: микрофоны, стенды, световая и звуковая аппаратура, бесплатный Wi-Fi.

Но при арендовании помещения можно воспользоваться дополнительным оборудованием, предоставляющим расширенные возможности. Это лазерные указки, радиомикрофоны, трибуны, колонки, усилители, пр.

Организация фуршета

 

Если встреча пересекает двухчасовой рубеж, для комфорта участников устраиваются деловые банкеты, кофе-брейк, фуршет. Данную услугу можно заказать дополнительно. Преимущества перерывов на перекус:

  • Возможность отдохнуть, пополнить свои силы, утолить голод;
  • Многие участвующие во время таких перерывов общаются, обсуждают полученные полезные сведения на симпозиуме, интересуются мнением других;
  • Можно позвонить, проверить электронную почту, «размять» ноги.

Заказывая услугу по предоставлению еды, нужно правильно рассчитать объемы пищи, составить меню, заказать официантов, поваров, дополнительное оборудование в виде столов, посуды, столовых приборов.